在高速公路建設(shè)領(lǐng)域，工程檔案是項目全生命周期的重要 “見證者”。然而，傳統(tǒng)檔案管理模式在應(yīng)對大規(guī)模、長周期的建設(shè)項目時，常面臨規(guī)范性不足、協(xié)同效率低、信息孤島、“建管兩張皮” 等突出難題，讓本應(yīng)發(fā)揮關(guān)鍵支撐作用的檔案淪為 “管理負(fù)擔(dān)”。如今，隨著數(shù)字化浪潮的席卷，電子檔案正為這一困境提供破解之道。在安徽，北沿江高速公路滁州至天長段(下稱 “滁天高速”)作為省內(nèi)首個高速公路電子檔案試點項目，率先探索出一條從 “實體管理” 到 “智慧管理” 的轉(zhuǎn)型之路，成功實現(xiàn)檔案管理從 “紙山堆積” 到 “數(shù)據(jù)奔流” 的跨越，為交通建設(shè)領(lǐng)域檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了可復(fù)制、可推廣的“安徽經(jīng)驗”。

錨定方向，肩負(fù)試點標(biāo)桿使命

近年來，國家層面密集出臺一系列政策，為工程電子檔案發(fā)展指明方向。2016 年，《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》發(fā)布，首次明確建設(shè)項目電子文件全流程管理規(guī)范，為電子檔案筑牢制度根基;同期印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化”目標(biāo)，推動檔案管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型;《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》進(jìn)一步聚焦數(shù)字資源建設(shè)、利用與安全體系，為電子檔案在交通等重點領(lǐng)域的應(yīng)用提供強力的政策支撐。

在國家政策的指引下，安徽省積極響應(yīng)檔案信息化建設(shè)號召。2018 年，滁天高速被安徽省檔案局確定為《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》試點項目，2020 年又入選省檔案局《行業(yè)(系統(tǒng))建設(shè)項目檔案 “樹標(biāo)桿、創(chuàng)一流”》試點，肩負(fù)起為全省高速公路檔案數(shù)字化“探路徑、立標(biāo)準(zhǔn)、樹樣板” 的重要使命。

科技賦能，打造全流程智慧管理生態(tài)

科技創(chuàng)新是檔案管理模式革新的核心動力。滁天高速依托 “雙試點” 優(yōu)勢，引入安徽云路交通信息技術(shù)有限公司技術(shù)力量，構(gòu)建起“智慧管理平臺 + 數(shù)字檔案館”的集成框架，實現(xiàn)了檔案管理從收集、分類、組卷到歸檔、移交、利用的全流程信息化革新，成功破解了傳統(tǒng)管理中重復(fù)開發(fā)、數(shù)據(jù)孤島等重難點問題。

智慧管理平臺構(gòu)建了覆蓋質(zhì)量管理、安全管理、進(jìn)度管理等全業(yè)務(wù)場景的一體化體系，通過統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)各功能模塊互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)交互共享。平臺內(nèi)置 1400 余張行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)用表，為電子檔案的真實性、完整性奠定堅實基礎(chǔ)。

其核心亮點“一鍵式自動組卷” 功能將單份案卷生成效率提升至25秒/份，大幅壓縮人工投入與時間成本;融合電子簽名與簽章技術(shù)，實現(xiàn)PC 端、移動端雙渠道簽名，全面保障電子檔案的合法性與安全性;依托 GIS 技術(shù)實現(xiàn)檔案精準(zhǔn)檢索，徹底打破傳統(tǒng)檔案管理的時空壁壘，讓參建各方隨時隨地調(diào)閱使用。此外，平臺可自動統(tǒng)計資料完成量，直觀呈現(xiàn)工程實際進(jìn)展，為項目管理層提供精準(zhǔn)、實時的數(shù)據(jù)支撐，助力科學(xué)決策。

數(shù)字檔案館則為電子檔案打造了“智能倉庫”。館內(nèi)預(yù)設(shè)滁天高速項目分類方案，平臺完成組卷的電子文件會自動 “對號入座” 進(jìn)入相應(yīng)分類模塊。系統(tǒng)可根據(jù)電子文件的題名、形成時間、責(zé)任單位等信息，自動生成案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表，將原本需要人工花費數(shù)小時的組卷工作壓縮至數(shù)十秒完成，極大提升了檔案管理效率。

管理革新，筑牢檔案質(zhì)量防線

滁天高速電子檔案管理的核心突破，在于構(gòu)建了“文件分類模式化、文件管理自動化、檔案收集智能化、案卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、檔案移交合規(guī)化”的全鏈條治理體系，有效破解了傳統(tǒng)檔案管理的諸多痛點。

分類管理雙軌并行。項目采用科學(xué)的“雙軌制”管理模式：對立項審批文件、技術(shù)圖紙、招投標(biāo)資料等重要紙質(zhì)檔案，進(jìn)行數(shù)字化掃描并關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案“同編碼、同管理”;對施工日志、檢驗報告等過程性文件，則直接在線采集、智能組卷，形成 “文檔全生命周期一體化管理”，確保檔案資源不遺漏、全覆蓋。

流程優(yōu)化提質(zhì)增效。以技術(shù)手段替代大量人工操作，全面實現(xiàn)數(shù)據(jù)計算、數(shù)據(jù)繪圖、試驗報告生成、質(zhì)量評定、電子文件組卷 “五大自動化”，大幅降低人工成本與操作誤差。針對傳統(tǒng)檔案管理中數(shù)據(jù)填報難、文件易篡改、歸檔不及時等問題，精準(zhǔn)攻堅 “十個核心問題”：通過線上填報突破時空限制，通過電子簽名技術(shù)防范文件篡改，通過加密驗證強化文件真?zhèn)巫R別，構(gòu)建起“從生成到歸檔” 的全鏈條質(zhì)量管控體系，有力保障電子檔案的真實性、完整性。

標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范有序。嚴(yán)格執(zhí)行“五個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”，即統(tǒng)一用表、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一題名、統(tǒng)一分類編號、統(tǒng)一元數(shù)據(jù)，讓每一份電子檔案都擁有“規(guī)范身份證”。無論是施工單位提交的檢驗報告，還是監(jiān)理單位出具的審核意見，均按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)生成，避免了因格式不一導(dǎo)致的檔案混亂，大幅提升了檔案規(guī)范性。在檔案移交環(huán)節(jié)，通過 “分類管控、標(biāo)準(zhǔn)固化、流程重構(gòu)、智能執(zhí)行” 四級推進(jìn)，實現(xiàn)檔案管理從 “人工糾錯” 到 “系統(tǒng)防錯”、從 “滯后歸檔” 到 “同步賦碼” 的根本性變革，全面達(dá)成電子檔案 “真實性、完整性、可用性、安全性” 要求。

成效彰顯，引領(lǐng)行業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展

經(jīng)過多年實踐，滁天高速電子檔案管理取得了顯著的經(jīng)濟(jì)社會效益，成為項目建設(shè)的“隱形財富”，更樹立了交通行業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的標(biāo)桿。

經(jīng)濟(jì)效益顯著提升。通過 “自動化替代人力、數(shù)字化替代紙質(zhì)”，項目共節(jié)約紙張約 250 萬張，單項目成本節(jié)約超百萬元，實現(xiàn)了 “三降一提”(降成本、降能耗、降門檻、提效率)。同時，數(shù)字化辦公減少了紙質(zhì)文件打印、交通往來等環(huán)節(jié)的碳排放，助力踐行 “雙碳” 目標(biāo)，實現(xiàn)綠色發(fā)展。

社會效益全面釋放。電子檔案讓 “檔案賦能項目管理” 成為現(xiàn)實。通過智慧管理平臺，參建各方可實時調(diào)閱工程文件，依托施工記錄、監(jiān)理抽檢資料等開展質(zhì)量監(jiān)管，確保工程質(zhì)量可控。檔案全流程可追溯的特性，使得項目出現(xiàn)質(zhì)量問題時能快速定位責(zé)任環(huán)節(jié)，倒逼各參建單位落實責(zé)任，進(jìn)一步筑牢工程質(zhì)量防線。更重要的是，項目成功實現(xiàn) “工完檔清”，改變了以往檔案整理耗時久于工程建設(shè)的現(xiàn)象，確保檔案工作與工程建設(shè)同步推進(jìn)。

行業(yè)示范效應(yīng)凸顯。滁天高速的實踐為交通行業(yè)電子檔案管理提供了寶貴的 “安徽樣本”。2022 年，基于項目實踐總結(jié)形成的安徽省地方標(biāo)準(zhǔn)《高速公路建設(shè)項目電子源文件同步歸檔指南》正式實施，填補了國內(nèi)交通建設(shè)領(lǐng)域電子源文件歸檔管理的空白;2023 年，項目被安徽省檔案局評為 “試點工作成效突出項目”，其經(jīng)驗正逐步在省內(nèi)其他高速公路建設(shè)項目中推廣應(yīng)用;2025 年 5 月，滁天高速以 97.1 分創(chuàng)安徽省檔案局公路工程科技檔案驗收新紀(jì)錄。對于滁天高速在電子檔案方面作出的積極探索，安徽省委辦公廳檔案管理二處二級調(diào)研員徐兵表示了高度的認(rèn)可和肯定。他認(rèn)為滁天電子檔案實踐是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向新形勢下電子檔案的破冰躍遷，是思想變革、管理風(fēng)暴、多維實踐的體現(xiàn)。

滁天高速電子檔案試點的成功，是一次檔案管理模式的深刻革新，更是智慧交通建設(shè)的生動實踐。項目不僅實現(xiàn)了電子文件 “單套制” 歸檔，更構(gòu)建起覆蓋項目全生命周期的質(zhì)量追溯體系，全面助推交通建設(shè)項目檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化邁進(jìn)。 

(新媒體責(zé)編：wa123)