對于招標(biāo)代理行業(yè)的從業(yè)者來說，采購的文件存檔保管過程中，經(jīng)常會碰到管理費時費力、資料查找困難、文件經(jīng)常丟失等問題，嚴(yán)重影響了公司的工作效率。行業(yè)專家表示，招標(biāo)采購是招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的各類資料的集合，是具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對于招標(biāo)代理機構(gòu)而言，檔案管理的重要性不言而喻。

招標(biāo)檔案為什么要采取信息化?信息化的作用和意義是什么呢?

(1是社會與檔案事業(yè)發(fā)展的需要。招標(biāo)代理部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺，如果檔案管理水平長期處于落后狀態(tài)，那么信息資源的開發(fā)將會受到不利影響。因此有必要以現(xiàn)代化建設(shè)管理方法推進招標(biāo)管理，通過信息化建設(shè)提高檔案工作效率和工作質(zhì)量。

(2是招標(biāo)工作價值開發(fā)利用的需要。傳統(tǒng)的招標(biāo)管理辦法環(huán)節(jié)煩瑣，使得招標(biāo)的價值長期得不到發(fā)掘。在信息化條件下，招標(biāo)管理人員能夠及時、全面收集到各種有利于單位發(fā)展的外部信息，并以此進行用戶需求分析，及時、有針對性的開發(fā)本單位招標(biāo)信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對招標(biāo)進行信息化建設(shè)，能夠進一步挖掘招標(biāo)的潛在價值，加速資源的共享與傳播利用。

(3是組織提高決策效率、促進創(chuàng)新的需要。進行招標(biāo)信息化建設(shè)，實現(xiàn)招標(biāo)信息資源共享、信息資源合理開發(fā)和利用，就能夠更好的為公司的各項決策活動提供重要的依據(jù)。組織領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策的同時需要迅速、準(zhǔn)確查考組織中的各種資源，而傳統(tǒng)的招標(biāo)管理方式早已不能滿足利用要求。

以下為某招標(biāo)公司的信息化應(yīng)用方案：

• 該系統(tǒng)使用Excel服務(wù)器開發(fā)平臺進行開發(fā)設(shè)計，系統(tǒng)流程全部來自實際業(yè)務(wù)工作流程，與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，相關(guān)工作人員想到什么相關(guān)業(yè)務(wù)工作，在系統(tǒng)內(nèi)就可以找到相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)。

• 采用Excel服務(wù)器開發(fā)平臺的好處在于整個系統(tǒng)的操作都是鑲嵌在Microsoft Office Excel(WPS同樣支持)的基礎(chǔ)上，會Excel就會操作該系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員輕松上手，極大減少培訓(xùn)成本。

• 該系統(tǒng)是通過中鐵物總國際招標(biāo)有限公司招開標(biāo)工作的參與，了解相關(guān)的業(yè)務(wù)流程而開發(fā)設(shè)計，并經(jīng)過了張?zhí)畦F路招投標(biāo)工作的實際應(yīng)用。

系統(tǒng)包括七大功能模塊

• 一、招標(biāo)公告

• 二、標(biāo)書發(fā)售

• 三、答疑補遺

• 四、開標(biāo)評標(biāo)

• 五、中標(biāo)結(jié)果

• 六、中標(biāo)通知_結(jié)果通知

• 七、代理費_通知回款

導(dǎo)航圖

一、 招標(biāo)公告

其中包括

1、《招標(biāo)公告》

2、《投標(biāo)結(jié)果一覽表》

1、 招標(biāo)公告

用于對招標(biāo)公告信息的記錄，以備后期數(shù)據(jù)的調(diào)用

2、 招投標(biāo)結(jié)果一覽表

二、 標(biāo)書發(fā)售

其中包括

1、《標(biāo)書發(fā)售_順序號》

2、《標(biāo)書發(fā)售_登記表(打碼)》

3、《標(biāo)書發(fā)售_日匯/郵箱復(fù)制》

4、《標(biāo)書發(fā)售_匯總表》

5、《標(biāo)書發(fā)售_包次、金額匯總》

6、《標(biāo)書發(fā)售_投標(biāo)次、金額匯總》

7、《標(biāo)書發(fā)售登記表_數(shù)據(jù)導(dǎo)入》

8、《代理費承諾書_蓋章》

9、《代理費承諾書_蓋章_匯總表》

10、《標(biāo)書款_發(fā)票(收據(jù))登記表》

1、 標(biāo)書發(fā)售_順序號

用于標(biāo)書發(fā)售現(xiàn)場購買人數(shù)過多時排序叫號購買標(biāo)書使用，功能等同于銀行叫號

2、標(biāo)書發(fā)售_登記表(打碼)

用于標(biāo)書發(fā)售時廠家購買信息的登記，并打印出相關(guān)信息和條形碼，要求供應(yīng)商粘貼于標(biāo)書密封包裝外，條形碼用于之后的標(biāo)書遞交環(huán)節(jié)使用掃碼槍快遞收

取標(biāo)書時做準(zhǔn)備。

工作臺數(shù)據(jù)列

表樣

2、 標(biāo)書發(fā)售_日匯/郵箱復(fù)制

用于匯總當(dāng)日標(biāo)書發(fā)售情況，并復(fù)制郵箱集合，發(fā)送標(biāo)書文件電子版

3、

4、 代理費承諾書_蓋章

用于對購買標(biāo)書的供應(yīng)廠商回傳蓋章版《招標(biāo)代理服務(wù)費承諾書》的登記，以備統(tǒng)計未回傳的供應(yīng)廠商

5、代理費承諾書_匯總

用于匯總《代理費承諾書_蓋章》，以查詢未回傳蓋章版《招標(biāo)代理服務(wù)費承諾書》的供應(yīng)廠商，以便催傳

6、標(biāo)書款_發(fā)票(收據(jù))登記表

用于記錄和分配財務(wù)開具的標(biāo)書款發(fā)票或收據(jù)(有時候一張發(fā)票包含幾個包件)

三、答疑補遺

• 其中包括

1、《詢疑廠家_登記表》

2、《答疑補遺_郵件發(fā)送》

3、《答疑回執(zhí)_蓋章確認(rèn)》

4、《答疑回執(zhí)_蓋章確認(rèn)_匯總》

1、詢疑廠家_登記表

用于記錄投標(biāo)廠家提出的詢疑情況。

2、答疑補遺_郵件發(fā)送

用于通過后臺集中發(fā)送答疑補遺文件。

3、答疑回執(zhí)_蓋章確認(rèn)

用于收集投標(biāo)人提供的答疑蓋章版電子版。

四、開標(biāo)評標(biāo)

• 其中包括

1、《標(biāo)書遞交_登記表(掃碼)》

2、《開標(biāo)_記錄表》

3、《標(biāo)書遞交_包次匯總》

4、《標(biāo)書遞交_投標(biāo)次匯總》

5、《評標(biāo)表格_打印》

6、《投標(biāo)報價_排序表》

7、《評標(biāo)報告_數(shù)據(jù)復(fù)制》

8、《評審費_領(lǐng)取表》

9、《標(biāo)書款_發(fā)票(收據(jù))領(lǐng)取表》

1、標(biāo)書遞交_登記表

用于開標(biāo)現(xiàn)場收取投標(biāo)文件時快速登記(已實現(xiàn)掃碼槍快速掃描條形碼自動錄入系統(tǒng))

2、開標(biāo)_記錄表

用于投標(biāo)文件掃碼遞交完成后自動按倒序匯總遞交記錄，以備唱標(biāo)時做記錄使用。

3、評標(biāo)表格_打印

用于進入評標(biāo)室的專家快速打印評標(biāo)附表。(本表單是保存《開標(biāo)_記錄表》后系統(tǒng)自動生成的)

4、投標(biāo)報價_排序表

用于打印評標(biāo)用報價排序表。

5、評標(biāo)報告_數(shù)據(jù)復(fù)制

用于評標(biāo)報告規(guī)律性章節(jié)文字的快速替換復(fù)制。

以下sheet的內(nèi)容與評標(biāo)報告復(fù)制替換方法如上，在此不再累述。

6、評審費_領(lǐng)取

用于制作、記錄和打印《專家評審費領(lǐng)取表》

7、標(biāo)書款_發(fā)票(收據(jù))領(lǐng)取表

用于快速制作和打印開標(biāo)現(xiàn)場時使用的《發(fā)票領(lǐng)取表》

五、中標(biāo)結(jié)果

• 其中報錯

1、《中標(biāo)結(jié)果》

2、《中標(biāo)廠家_聯(lián)系方式》

3、《中標(biāo)結(jié)果公示_數(shù)據(jù)復(fù)制》

4、《資料命名_文件名復(fù)制》

1、中標(biāo)結(jié)果

用于評標(biāo)結(jié)果的記錄及生成后面的中標(biāo)通知書和中標(biāo)結(jié)果通知書。

2、中標(biāo)廠家_聯(lián)系方式

用于自動匯總中標(biāo)廠家的聯(lián)系人聯(lián)系方式，為后期工作做準(zhǔn)備。

3、中標(biāo)結(jié)果公示_數(shù)據(jù)復(fù)制

用于中標(biāo)結(jié)果公示word文件的快速制作，方法同上一章節(jié)的評標(biāo)報告數(shù)據(jù)復(fù)制。

4、資料命名_文件名復(fù)制

用于歸檔電子版文件時，快速規(guī)范的名稱文件夾名稱。

六、中標(biāo)通知_結(jié)果通知

其中包括

1、《中標(biāo)通知書_打印》

2、《中標(biāo)結(jié)果通知書_打印》

3、《中標(biāo)結(jié)果通知書_保函_快遞登記表》

1、中標(biāo)通知書

通過系統(tǒng)自動生成，以便打印�？啥鄠�表單連打，減少工作強度。

2、中標(biāo)結(jié)果通知書

作用同《中標(biāo)通知書》。

3、中標(biāo)結(jié)果通知書_保函_快遞登記表

用于退寄非中標(biāo)企業(yè)的中標(biāo)結(jié)果通知書和投標(biāo)保函的快遞單號信息，以備后期查詢。

七、代理費_通知回款

• 其中包括

1、《繳費通知_打印》

2、《繳費回款_登記表》

3、《繳費回款_統(tǒng)計表》

1、繳費通知_打印

代理費繳費通知書系統(tǒng)自動產(chǎn)生，以便打印。(可連打)

2、繳費回款_登記表

用于快速登記從財務(wù)系統(tǒng)中查到的回款信息。

3、繳費回款_統(tǒng)計表

用于統(tǒng)計未回款的中標(biāo)人，以備催辦。

總結(jié)

勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)囊括了從招標(biāo)公告發(fā)布到答疑補遺到招標(biāo)文件發(fā)售到開評標(biāo)現(xiàn)場，到中標(biāo)情況的匯總到中標(biāo)通知書結(jié)果通知書的自動生成到招標(biāo)代理服務(wù)費的收繳統(tǒng)計等各個業(yè)務(wù)流程相關(guān)的大部分功能模塊。該系統(tǒng)可做到只要前面單據(jù)錄入過的數(shù)據(jù)，后面的單據(jù)全部選填，減少了很大工作的強度并提高了效率和準(zhǔn)確性;所有統(tǒng)計報表和規(guī)律性表單全自動化生成，免去人工操作的繁瑣。

該系統(tǒng)可隨業(yè)務(wù)的增加和改變隨時增加和調(diào)整各功能模塊，以適應(yīng)和提高數(shù)據(jù)管理的高效性和準(zhǔn)確性。

不難看出，勤哲Excel服務(wù)器為招標(biāo)管理的自動化、智能化帶來了可能性。一是提高查閱、盤點等操作效率;二是實現(xiàn)招標(biāo)在位監(jiān)管，提高資產(chǎn)保全率;三是減少招標(biāo)文件遺失問題，從而避免財產(chǎn)損失，杜絕泄密事件的發(fā)生;四是通過信息化手段將檔案統(tǒng)一入庫后，通過數(shù)據(jù)的二次加工、分析、統(tǒng)計，形成數(shù)字資產(chǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)管理等提供有力支撐。

(新媒體責(zé)編：syhz0808)