傳統(tǒng)的會計檔案工作需要依靠紙張存儲,對存儲的空間大小、溫度和濕度都有要求,財務(wù)人員要人工完成所有歸檔工作,檔案在采集、調(diào)閱、借閱的過程中也易發(fā)生損壞、丟失等情況,企業(yè)需要付出高額的管理成本,不僅給財務(wù)人員帶來極大的工作量,會計檔案還容易受到自然或者人為的破壞,對公司造成損失。

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,數(shù)字化已經(jīng)成為信息處理和傳遞的主要方式,數(shù)字技術(shù)應(yīng)用到各個領(lǐng)域,包括財稅領(lǐng)域。電子會計檔案利用計算機技術(shù)及其它信息技術(shù)手段,完美地解決了上述問題,將會計憑證、賬簿、報表等會計核算材料以數(shù)字化形式進行存儲與管理,幫助企業(yè)降低管理成本,提高工作效率。

《電子會計檔案管理法》(財政部第79號令),正式建立了電子會計檔案管理制度�！蛾P(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》 (財會[2020]6號) 提出電子會計憑證源文件是唯一合法有效的會計憑證,并明確了電子會計檔案的保管方式。國家一系列政策的出臺,大力推動的電子會計檔案的普及與發(fā)展。

電子會計憑證管理規(guī)范

符合條件可不打印

符合檔案管理要求的電子會計檔案和紙質(zhì)檔案具有同等法律效力,電子會計檔案可不再以紙質(zhì)形式保存。

保存電子會計憑證

使用紙質(zhì)打印件報銷的,應(yīng)當(dāng)同時歸檔電子源文件,電子發(fā)票打印件不能單獨作為報銷入賬歸檔的依據(jù)使用。

確保真實安全

符合電子會計檔案的“四性”要求,保障查驗合法、真實,對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn)。同時帶電子簽名,可通過驗簽。

存儲符合要求

按照相關(guān)部門指引進行存儲和應(yīng)用。使用電子會計檔案的企業(yè),要存儲在獨立建設(shè)的電子會計檔案系統(tǒng)中。電子會計資料歸檔推薦使用OFD格式文件,不具備應(yīng)用OFD文件條件的單位可使用PDF文件或其他符合長期保存要求的版式文件。

歸檔范圍和保管年限

電子會計檔案數(shù)字化建設(shè)

在企業(yè)的電子會計檔案建設(shè)的目標(biāo)上,一方面要符合國家對于會計檔案和電子會計檔案的管理要求,另一方面,系統(tǒng)建設(shè)要符合財務(wù)本身的使用習(xí)慣,實現(xiàn)電子會計檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、數(shù)字化管理,真正提升檔案的管理和處理效率。

根據(jù)國家政策的要求,憑借在財稅數(shù)字化領(lǐng)域的優(yōu)勢,百望云推出電子會計檔案管理解決方案,通過核算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、影像系統(tǒng)對企業(yè)電子會計資料進行自動采集,并實現(xiàn)電子會計檔案的全生命周期管理,為助力財務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下堅實基礎(chǔ)。

百望云電子會計檔案產(chǎn)品亮點 :

• 票檔一體化管理

支持電子會計檔案的自動采集、智能歸檔、查詢調(diào)閱、檔案移交、鑒定銷毀,實現(xiàn)在線化、自動化、數(shù)字化會計檔案閉環(huán)管理。同時,隨著數(shù)電票在全國范圍內(nèi)的推廣,電子會計檔案系統(tǒng)全面支持數(shù)電票的合規(guī)歸檔,滿足國家政策要求,可自動歸集百望云進銷項票據(jù),銜接業(yè)財各個系統(tǒng),實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理與信息共享,以財務(wù)為支撐,推動企業(yè)財稅數(shù)字化。

• 虛擬檔案室管理

針對紙質(zhì)檔案,系統(tǒng)支持紙質(zhì)檔案裝盒、上架、檔案轉(zhuǎn)移等常規(guī)操作,實現(xiàn)記賬憑證、紙質(zhì)原始憑證位置關(guān)聯(lián)。產(chǎn)品同時兼容和支持單套制、雙套制兩種電子檔案的管理模式。

• 借閱管理自動化

系統(tǒng)支持電子、紙質(zhì)會計檔案全流程線上化借閱管理,支持動態(tài)水印、安全閱覽和分權(quán)限下載,能與企業(yè)現(xiàn)有審批流程進行集成,支持手機和郵件到期催還提醒,保證借閱過程可追溯,避免檔案遺失。

• 記賬憑證 & 原始憑證自動匹配

系統(tǒng)內(nèi)置匹配規(guī)則引擎,依據(jù)前端業(yè)務(wù)傳輸?shù)钠ヅ潢P(guān)系,確定同一憑證事項中各單據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,實現(xiàn)記賬憑證與原始憑證的自動匹配以及關(guān)聯(lián)查詢、正反向查詢,并在同一視窗內(nèi)查閱并統(tǒng)一呈現(xiàn),大幅減輕財務(wù)工作負擔(dān)。

• 內(nèi)嵌四性檢測工具

完善元數(shù)據(jù)管理和四性檢測工具,在歸檔、移交、長期保存環(huán)節(jié)對檔案真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測,并形成四性檢測報告,利于電子文件的長期保存。

• 支持 OFD 版式及閱讀

百望綠頁支持信創(chuàng)環(huán)境,百望云“綠頁閱讀器”已正式通過中國電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院強制性國家標(biāo)準(zhǔn)GB18030-2022《信息技術(shù) 中文編碼字符集》最高級(實現(xiàn)級別3)認證,是首批測試通過產(chǎn)品,能夠滿足電子發(fā)票、電子合同、電子會計檔案 、電子證照、電子公文等多場景使用需求,節(jié)省電子檔案存儲空間,大幅降低企業(yè)后續(xù)使用成本。

在財稅數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上,百望云全力保障企業(yè)的數(shù)據(jù)信息安全,通過多方安全計算、可信執(zhí)行環(huán)境等隱私計算技術(shù),搭建國密安全設(shè)備、安全網(wǎng)絡(luò)層、區(qū)塊鏈能力平臺、安全計算層等立體式、全棧式防護體系等方式,為企業(yè)構(gòu)建立體全棧式安全防護體系,讓企業(yè)更穩(wěn)定地發(fā)展。

電子會計檔案可以取代紙質(zhì)檔案管理方式,節(jié)省紙張消耗與存儲空間,從而降低企業(yè)的管理成本。基于電子會計檔案系統(tǒng)集中管理、連接多個系統(tǒng),將打破數(shù)據(jù)孤島,提升的檔案的管理和處理效率,減輕財務(wù)人員的工作負擔(dān)。通過電子會計檔案數(shù)字化建設(shè),將為企業(yè)持續(xù)創(chuàng)造價值。

(新媒體責(zé)編：wa12)