隨著國(guó)家政策的出臺(tái)和引導(dǎo)，電子會(huì)計(jì)檔案的管理越來越規(guī)范，電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)成為打通財(cái)務(wù)數(shù)字化最后一公里的重要一環(huán)。但是，當(dāng)前很多企業(yè)的財(cái)務(wù)管理仍處于電子檔案和紙質(zhì)檔案并行的階段，如何能將其建立合理清晰關(guān)聯(lián)，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理是企業(yè)所一直關(guān)注的問題。

基于國(guó)家政策和企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，百望云電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品持續(xù)升級(jí)，近期對(duì)紙電檔案管理功能進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的“線上+線下”的靈活關(guān)聯(lián)管理，便于提取調(diào)用，提高檔案利用價(jià)值，保障電子會(huì)計(jì)檔案的高效、安全、合規(guī)管理，解決企業(yè)紙電會(huì)計(jì)檔案歸檔難、管理難的問題，助力集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

亮點(diǎn)1：紙質(zhì)檔案線上管理

百望云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)支持紙質(zhì)檔案裝盒、上架、檔案轉(zhuǎn)移等常規(guī)操作，建立電子檔案與線下紙質(zhì)檔案的有效關(guān)聯(lián)索引，確保會(huì)計(jì)檔案線上線下保持一致。

在百望云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，現(xiàn)在紙質(zhì)檔案使用“檔案盒”管理，取消紙質(zhì)檔案編號(hào)，企業(yè)用戶可主動(dòng)維護(hù)盒號(hào)，也可自動(dòng)生成盒號(hào)并復(fù)用線下，一份會(huì)計(jì)資料不論電子還是紙質(zhì)都只使用一個(gè)編號(hào)，保證編號(hào)的唯一性。針對(duì)在企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)中，某一類型的憑證資料不能裝滿一個(gè)檔案盒，需要將多個(gè)期間、多個(gè)目錄下的憑證裝在同一盒中這樣的情況，百望云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)可支持多種檔案目錄跨期間裝在一個(gè)檔案盒內(nèi)，利于集中管理。

亮點(diǎn)2：靈活組卷，適配多種場(chǎng)景

在“一鍵組卷”基礎(chǔ)上，新增“勾選組卷、按數(shù)量組卷、按憑證類型組卷、添加到已有案卷”多個(gè)會(huì)計(jì)資料的組卷方式，滿足企業(yè)不同的組卷需求。通過“勾選組卷”，勾選列表內(nèi)數(shù)據(jù)，將已選數(shù)據(jù)組成一卷，適用于雙套制管理，期望線上組卷規(guī)模和線下已裝訂檔案一致的企業(yè)使用。

亮點(diǎn)3：數(shù)字檔案館

企業(yè)在系統(tǒng)中可建立數(shù)字檔案館，支持使用真實(shí)庫(kù)房圖片維護(hù)，庫(kù)房UI設(shè)計(jì)貼近現(xiàn)實(shí)，可橫縱添加檔案柜，實(shí)現(xiàn)檔案的線上線下關(guān)聯(lián)管理，也更便于企業(yè)員工的使用理解。

同時(shí)，數(shù)字檔案館可進(jìn)行機(jī)構(gòu)授權(quán)管理，分別設(shè)置權(quán)限，僅授權(quán)機(jī)構(gòu)下員工可對(duì)授權(quán)的數(shù)字檔案館查詢檔案和上下架檔案盒操作，加強(qiáng)集團(tuán)總部和各分子公司的權(quán)限管理，規(guī)范歸檔流程，保障數(shù)據(jù)安全。

亮點(diǎn)4: 校驗(yàn)業(yè)務(wù)完整性

百望云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)除了可以完成文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的四性檢測(cè)外，系統(tǒng)新增對(duì)業(yè)務(wù)完整性的檢測(cè)。

一是通過關(guān)聯(lián)件數(shù)對(duì)比來校驗(yàn)電子憑證數(shù)量完整 ，通過核算系統(tǒng)維護(hù)記賬憑證關(guān)聯(lián)的原始附件數(shù)目，就可以在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)內(nèi)展示實(shí)際關(guān)聯(lián)附件數(shù)量和應(yīng)關(guān)聯(lián)附件數(shù)量的對(duì)比，得知是否有偏差。

二是以記賬憑證為基礎(chǔ)，校驗(yàn)電子憑證附件類型完整。 根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)中的關(guān)聯(lián)場(chǎng)景，在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中配置記賬憑證涉及的原始憑證的單據(jù)類型。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)配置期間內(nèi)的憑證進(jìn)行校驗(yàn)，進(jìn)行附件完整性檢查。若校驗(yàn)失敗，系統(tǒng)會(huì)提示缺少關(guān)聯(lián)的附件類型。

三是校驗(yàn)紙質(zhì)檔案是否裝盒。 企業(yè)在實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景還存在一個(gè)問題：電子資料文件全部上傳百望云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，而紙質(zhì)文件是需要進(jìn)行裝盒歸檔的，但在線上是無法判斷紙質(zhì)檔案是否已經(jīng)裝盒。

現(xiàn)在 ，系統(tǒng)新增“檢驗(yàn)紙質(zhì)檔案是否裝盒”的功能，就是解決企業(yè)這樣的問題。企業(yè)可以線下將紙質(zhì)附件裝盒，同時(shí)線上創(chuàng)建紙質(zhì)檔案盒后，對(duì)已收集整理的憑證進(jìn)行紙電關(guān)聯(lián)，就可以在系統(tǒng)中顯示是否存在紙質(zhì)附件和紙質(zhì)檔案裝盒的狀態(tài)。

客戶案例

某大型集團(tuán)企業(yè)為全鏈醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)綜合服務(wù)商，在百望云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的助力下，將傳統(tǒng)的線下裝訂財(cái)務(wù)單證升級(jí)為電子歸檔的全自動(dòng)化運(yùn)行與管理，將耗費(fèi)人力最多的環(huán)節(jié)提質(zhì)增效。以對(duì)該企業(yè)的費(fèi)用類憑證歸檔優(yōu)化為例:

隨著數(shù)電票、電子票據(jù)、電子銀行回單的普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔流程和管理模式已經(jīng)無法滿足最新的政策要求。百望云電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品解決方案，實(shí)現(xiàn)線上自動(dòng)采集、整理歸檔、借閱下載、移交、鑒定銷毀的全生命周期數(shù)字化閉環(huán)管理，并根據(jù)政策的變化和企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)場(chǎng)景持續(xù)迭代升級(jí)產(chǎn)品，幫助企業(yè)適應(yīng)外部環(huán)境的變化與合規(guī)要求，獲得長(zhǎng)期效益。

百望云作為中國(guó)領(lǐng)先的票財(cái)稅融一體化解決方案服務(wù)商和數(shù)據(jù)要素生態(tài)平臺(tái)構(gòu)建者，除了電子會(huì)計(jì)檔案解決方案外，還為企業(yè)提供數(shù)電樂企、納稅申報(bào)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理、供應(yīng)鏈協(xié)同等數(shù)字化解決方案與服務(wù)，與產(chǎn)品互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、區(qū)域大數(shù)據(jù)集團(tuán)、持牌金融機(jī)構(gòu)、科技公司等開展深度戰(zhàn)略合作，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和利用效率，挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)深層價(jià)值，探索數(shù)據(jù)資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)新范式。

(新媒體責(zé)編：wa123)