辦公室作為集團和公司聯(lián)系的橋梁、機關和項目溝通的樞紐,始終堅持“強基礎、補短板、求精細、樹標桿”的工作主線,將日常工作做實做深做細,推動公司管理有條不紊、井然有序地開展。如果將西北公司比作龐大的蟻穴,辦公室業(yè)務人員就是辛勤的工蟻。他們默默無聞、甘于奉獻,雖然工作內(nèi)容平凡枯燥、具體繁雜,但他們始終精益求精、追求卓越,堅持以高標準要求自己,以嚴紀律約束自己,確保辦公室內(nèi)業(yè)工作順利有效落實,致力推動公司高質(zhì)量發(fā)展。

推進公文處理規(guī)范化

公文處理是行政工作的基礎,同時也是內(nèi)業(yè)工作的重要組成部分。強化公文處理規(guī)范性,有利于暢通溝通渠道、提高工作效率。為提高文件質(zhì)量,使公文處理更科學、更規(guī)范,西北公司制定了《文件處理辦法》,明確文件種類格式及流轉(zhuǎn)流程,形成制度化管理,避免文件退回、錯發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象。

文件規(guī)范處理,一是要文種規(guī)范,根據(jù)發(fā)文目的和內(nèi)容,選擇合適文種;二是要格式規(guī)范,明確公文組成要素及排版要求,根據(jù)不同公文選擇不同紅頭;三是要行文規(guī)范,邏輯完整清晰有條理,語言準確簡練質(zhì)樸化;四是要流程規(guī)范,明確文件擬制、分發(fā)、管理等各項程序,提高流轉(zhuǎn)效率。

此外,為提高辦公室工作人員公文處理水平,集團公司辦公室召開公文寫作處理培訓系列會議,結(jié)合線上線下模式,運用通俗的語言和生動的案例講解公文基礎知識。西北公司辦公室全員按時參加,借助培訓機會,夯實公文處理基礎,通過將理論和實踐相結(jié)合,實現(xiàn)公文處理規(guī)范化、制度化和科學化。

構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)化

文書檔案記載了公司翔實的工作資料和具體制度化的工作內(nèi)容,能夠為公司日常生產(chǎn)活動提供重要依據(jù),是公司的寶貴財富和有形資產(chǎn)。為實現(xiàn)“檔案為經(jīng)濟發(fā)展服務”的目標,西北公司著力提高檔案管理系統(tǒng)性,完善“五有”工作部署,推動檔案工作有序開展。為此,結(jié)合公司實際情況,西北公司制定了《檔案管理辦法》,明確各職能部門管理職責,確定檔案管理和歸檔的各項規(guī)范細則,主要服務公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

檔案管理作為辦公室系統(tǒng)的重要任務,分工明確、責任到人,西北公司不僅制定了檔案管理領導和相關工作人員的崗位責任制,還將工程檔案和商務資料的檢查與項目經(jīng)理月度及年度考核相掛鉤,推動公司上下提高對檔案管理工作的重視程度,令檔案管理成為各部門、各項目部的重點工作。

為提高檔案人員業(yè)務素質(zhì),增強檔案管理意識,西北公司專門邀請文書檔案科舉辦檔案業(yè)務培訓,重點指導培育三個示范點,以組為單位進行互查互評,取長補短,共同提高。同時西北公司綜合管理部積極貫徹落實基層幫扶工作,開展實地幫扶業(yè)務指導,解答項目資料員在竣工資料歸檔方面的疑問,發(fā)掘檔案管理亮點,輔助建立項目資料收集標準化。

公文處理和檔案管理既是辦公室系統(tǒng)的日常業(yè)務,又是重頭工作。辦公室業(yè)務人員不僅要提高專業(yè)素質(zhì),刻苦鉆研業(yè)務,努力成為系統(tǒng)工作的行家里手,更要加強思想素質(zhì),以強烈的事業(yè)心、高度的責任感和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,高質(zhì)量、高效率地完成日常工作。業(yè)務人員只有真正做到“精于業(yè)、勤于思、敏于行”,才能將辦公室內(nèi)業(yè)工作有效落實、深入推進,為公司高質(zhì)量發(fā)展提供強勁動力。(涂存艷、譚秀珍)

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