積攢紙質(zhì)發(fā)票、手動提交報(bào)銷一直是拖慢工作效率，影響員工體驗(yàn)的因素之一。尤其對于企業(yè)財(cái)務(wù)人員來說，每當(dāng)報(bào)銷日來臨，整理員工提交的紙質(zhì)發(fā)票、核對報(bào)銷單據(jù)，制作費(fèi)用報(bào)告都是令人十分頭疼的事。以往眾多企業(yè)都會面臨的問題，如今對于羅賓遜全球物流來說，輕而易舉便可以完成。憑借SAP Concur費(fèi)用管理解決方案，羅賓遜全球物流擺脫了紙質(zhì)發(fā)票和手動報(bào)銷帶來的困擾，費(fèi)用審批流程可在線上輕松完成，既易于核算數(shù)據(jù)，又保證了報(bào)銷和費(fèi)用管理流程的合規(guī)性。

羅賓遜全球物流有限公司于1905年成立于美國，是全球最大的第三方物流供應(yīng)商之一。公司在亞太地區(qū)的主要業(yè)務(wù)涵蓋海運(yùn)、空運(yùn)、陸路運(yùn)輸服務(wù)、合同物流、行業(yè)物流解決方案和全球貨運(yùn)服務(wù)，涉及大中華、韓國、新加坡、馬來西亞等多個(gè)國家，在職員工超過1,500名。2006年，羅賓遜全球物流在中國成立辦公室，致力于為中國企業(yè)提供出色的物流服務(wù)。

羅賓遜全球物流內(nèi)控高級經(jīng)理Greta Chen表示：“手動提交紙質(zhì)票據(jù)一直影響著員工報(bào)銷和財(cái)務(wù)審批的效率。部署SAP Concur費(fèi)用管理解決方案后，財(cái)務(wù)同事可以線上統(tǒng)一審批員工報(bào)銷，減少紙質(zhì)票據(jù)帶來的流程慢、易出錯等困擾，實(shí)現(xiàn)了差旅費(fèi)用流程自動化。不僅提高了工作效率，還增強(qiáng)了差旅費(fèi)用管理流程的合規(guī)及透明度，幫助管理層基于準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)做出最佳分析和決策。”

物流講究快和穩(wěn)，財(cái)務(wù)流程不能拖后腿

據(jù)統(tǒng)計(jì)，除主營業(yè)務(wù)支出外，羅賓遜全球物流有15%的差旅費(fèi)用支出來自銷售及行政支出，其龐大的員工群體以及遍布全球的生態(tài)圈，需要員工填報(bào)大量的報(bào)銷和出差申請。但羅賓遜全球物流過去采用傳統(tǒng)手動報(bào)銷及分散式財(cái)務(wù)管理模式，難以滿足內(nèi)部大批量處理補(bǔ)貼和差旅報(bào)銷的需求。對此，羅賓遜全球物流需要借助數(shù)字化工具優(yōu)化其財(cái)務(wù)管理模式，以解決以下挑戰(zhàn):

落后的手動填報(bào)報(bào)銷流程降低財(cái)務(wù)合規(guī)性：

羅賓遜全球物流以往采用的是手工填報(bào)，員工在填寫費(fèi)用類型時(shí)隨意性較大，同時(shí)后端財(cái)務(wù)同事也可能發(fā)生同類型費(fèi)用錄入標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致核算時(shí)數(shù)據(jù)口徑不一致。此外，員工缺少對報(bào)銷費(fèi)用所需支持性附件的統(tǒng)一指引，同類費(fèi)用可能支持性附件有所不同，因此導(dǎo)致財(cái)務(wù)合規(guī)性不高。

審批流程不統(tǒng)一，難以核算和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：

管理層常面臨大量的紙質(zhì)單據(jù)等待審批的情況，并且可能會因?yàn)槌霾畹仍�因延誤審批。企業(yè)內(nèi)部也缺乏使用統(tǒng)一的報(bào)批規(guī)范，管理層難以根據(jù)費(fèi)用金額的大小和風(fēng)險(xiǎn)的高低實(shí)施相應(yīng)的管控方案。此外，在處理異常情況時(shí)，管理層與財(cái)務(wù)部門容易出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一致的現(xiàn)象。

分散式財(cái)務(wù)管理模式，降低差旅費(fèi)用流程的透明度：

較為分散的財(cái)務(wù)管理模式對應(yīng)各個(gè)負(fù)責(zé)人的職能也相對分散，并且人力資源將多用于重復(fù)性的工作，易產(chǎn)生不合規(guī)行為。而紙質(zhì)單據(jù)的使用，對任何層級的員工缺少透明度，更不利于合規(guī)性檢查。

SAP Concur

跟隨美國總部的部署方案，羅賓遜全球物流在北亞及東南亞地區(qū)發(fā)展數(shù)字化管理流程中也選擇了SAP Concur，以自動化和規(guī)范化的費(fèi)用管理流程，提高內(nèi)部財(cái)務(wù)流程的工作效率，提升費(fèi)用報(bào)銷合規(guī)性。

自動化審批流程，提高員工效率：

SAP Concur費(fèi)用管理解決方案采用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)等最新技術(shù)，簡化羅賓遜全球物流從系統(tǒng)實(shí)施到提交費(fèi)用報(bào)告的整個(gè)支出管理流程。在部署SAP Concur之后，羅賓遜全球物流實(shí)現(xiàn)費(fèi)用流程自動化。以往漏洞百出的手動報(bào)銷和提交費(fèi)用申請過程如今均可以在系統(tǒng)中完成，而紙質(zhì)票據(jù)也可以替換為電子發(fā)票，員工僅需要在系統(tǒng)中上傳單據(jù)并提交，財(cái)務(wù)人員便可直接查閱，省時(shí)又省力，提高了整體員工的工作效率和使用體驗(yàn)，讓他們有更多的時(shí)間專注于服務(wù)客戶和業(yè)務(wù)拓展。

部署自動化工具的好處同樣適用于審批流程。財(cái)務(wù)人員可基于規(guī)范化的報(bào)批流程，在系統(tǒng)中統(tǒng)一批量處理員工報(bào)銷和差旅申請單;還可以線上保存單據(jù)，避免因紙質(zhì)單據(jù)產(chǎn)生的審批錯誤;此外， SAP Concur成功將羅賓遜全球物流內(nèi)部的費(fèi)用報(bào)銷集中化管理，由專門的財(cái)務(wù)人員檢查員工報(bào)告，統(tǒng)一安排付款，保證了流程的透明與合規(guī)，從而提高報(bào)批效率。以往需要花費(fèi)至少一個(gè)月才能完成的審批流程，現(xiàn)在只需兩周即可完成。

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數(shù)字化運(yùn)營及管理，加強(qiáng)企業(yè)信息化水平：

SAP Concur可以幫助羅賓遜全球物流收集和連接數(shù)據(jù)孤島，整合企業(yè)的支出數(shù)據(jù)，將所有的數(shù)據(jù)整合到單一視圖中，從而更有效地管理預(yù)算，提高預(yù)測準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)管理人員可在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)自動化生成費(fèi)用報(bào)告，保證數(shù)據(jù)可靠性及準(zhǔn)確性的同時(shí)，便于管理層依靠詳細(xì)正確的數(shù)據(jù)做出最佳決策。

2020年初的疫情對物流行業(yè)影響甚大，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為企業(yè)產(chǎn)業(yè)升級的必由之路。但數(shù)字化也不是一蹴而就的，需要循序漸進(jìn)地開展。羅賓遜全球物流先在企業(yè)內(nèi)建立數(shù)字化意識，引進(jìn)像SAP Concur這樣的云端解決方案，將費(fèi)用管控轉(zhuǎn)為信息化、數(shù)字化的管控，讓整個(gè)運(yùn)作流程更加透明化、可視化，進(jìn)一步提高企業(yè)的整體信息化水平，提升自身數(shù)字化管理的優(yōu)勢，規(guī)避因手動操作帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

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透明化費(fèi)用管理，提高財(cái)務(wù)合規(guī)性，降低成本支出：

眾所周知，差旅及相關(guān)費(fèi)用是除工資以外的第二大可控成本，而羅賓遜全球物流從占銷售及行政支出15%的差旅費(fèi)用入手，自動化費(fèi)用管理并大幅提高差旅政策的透明度。自使用SAP Concur至今的兩年里，羅賓遜全球物流因差旅所產(chǎn)生的費(fèi)用支出呈現(xiàn)逐年下降趨勢;此外，數(shù)據(jù)分析技術(shù)為管理層提供了更加清晰、可靠的數(shù)據(jù)，而統(tǒng)一的審批流程也幫助羅賓遜全球物流加強(qiáng)了費(fèi)用開支的合規(guī)性，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的可管可控。

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羅賓遜全球物流亞洲財(cái)務(wù)總監(jiān)Keat Wong表示：“數(shù)字化的財(cái)務(wù)流程是羅賓遜全球物流財(cái)務(wù)發(fā)展的必然趨勢。SAP Concur為我們提供了能滿足需求的智慧化費(fèi)用管理方案，憑借其突出的自動化技術(shù)，助力打造更加集中、統(tǒng)一、透明、合規(guī)的費(fèi)用管理流程，且與我們重視全球數(shù)字化進(jìn)程的理念不謀而合。

(新媒體責(zé)編：zfy2019)